TTI-TTG 2013 – Farnedi ICT fornitore tecnologico della Regione Emilia Romagna

Anche quest’anno la Regione Emilia Romagna e l’APT Servizi srl hanno scelto la nostra società per la fornitura dei servizi tecnologici presso lo stand della fiera riminese Travel Trade Italia edizione 2013.

I servizi partono con la progettazione iniziale dei supporti tecnologici presenti in fiera: connessione internet, sistemi audio video. Sin dalle prime fasi di analisi dei progetti dello stand e della partecipazione all’evento, un nostro tecnico-progettista affianca il cliente nella valutazione delle migliori soluzioni.

Le peculiarità tecnologiche che sono presenti in un progetto temporaneo come è di fatto un allestimento fieristico, sono molteplici e non sempre il cliente finale o lo stesso allestitore fieristico sono in grado di padroneggiarli. In pochi giorni, infatti, è necessario fornire tutte le funzionalità proprie di un ufficio stampa pienamente operativo, presentando in maniera spettacolare i contenuti multimediali e fornire un ambiente di lavoro adeguato per circa 50 operatori turistici.

In fase di progettazione la Farnedi ICT valutano le varie esigenze del cliente aiutandolo a risparmiare e a scegliere fra i diversi fornitori. Inoltre siamo in grado di propone soluzioni tecnologiche inerenti la parte multimediale (audio, video e internet), attraverso soluzioni innovative di Digital Signage o soluzioni software sviluppate ad hoc.

Mappa 3D postazioni
Mappa interattiva per individuare i vari operatori presenti nello stand, integrato al sito online per la registrazione ed assegnazione posti (clickDay)

In passato uno dei problemi ricorrenti nell’allestimento dello spazio Operatori Turistici all’interno dello stand della Regione, consisteva nella difficile assegnazione dei tavoli: in precedenza le postazioni venivano assegnate il giorno prima della fiera, in fase di chiusura di allestimento, con una procedura di tipo FIFO (assegnazione in ordine di arrivo), comportando una considerevole mole di lavoro e a problemi provocati dalle lamentele degli operatori, costretti ad arrivare in fiera un giorno prima, solo per riuscire ad guadagnarsi un posto migliore nello stand.

Per semplificare questa procedura, abbiamo realizzato un sistema di assegnazione automatico dei posti integrato dentro al sito fiera.aptservizi.com facilitando  notevolmente la procedura di accredito e scelta del proprio desk, preservando lo spirito del First IN – First OUT, attraverso l’istituzione di un ClickDay durante il quale il 90% dei posti sono stati assegnati ai vari operatori coinvolti nel giro di meno di 4 ore.

Inoltre abbiamo realizzato una mappa interattiva dello stand che ha agevolato i vari ospiti per i singoli operatori con cui avevano un appuntamento.

Allestimento stand Regione Emilia Romagna

Durante le fasi di allestimento dello stand, i nostri tecnici sono stati sempre presenti e coinvolti nella scelta degli impianti di tele-cominicazione, nella configurazione dei sistemi multimediali e la predisposizione degli impianti elettrici.

La presenza di un nostro tecnico durante le fasi di montaggio dell’arredamento, previene possibili problemi od omissioni che purtroppo molto spesso avvengono quando si allestisce uno stand e risulta spesso difficile – se non impossibile – risolvere poi in un secondo momento.

Per gli allestimenti in fiera a Rimini o a Bologna, un nostro incaricato interviene in diverse fasi del montaggio, che spesso può richiedere molti giorni, e comunque si integra direttamente con i fornitori ed allestitori (in questo caso Pro Stand di Torriana -RN) per verificare ogni singolo dettaglio delle forniture tecnologiche (monitor ed audio).

Allestimento video con lettore USB integrato
I monitor utilizzati all’interno dello stand sono stati scelti grazie alle capacità integrata di playback di filmati su chiavetta USB.

Nello stand di APT Servizi al TTI-TTG 2013 di quest’anno, abbiamo utilizzato monitor Samsung da 52″ con la capacità integrata di leggere video da chiavetta USB: nostro compito poi è stato quello di predisporre le varie playlist con i video da proiettare, e di convertirli nei formati adeguati per essere compatibili con i display.

Il vantaggio di questa soluzione è la maggiore economicità (nel noleggio e nell’installazione), la mancanza di cavi, lettori DVD o PC che ne semplifica installazione e gestione ed in fine la possibilità di utilizzare video in formato Full-HD.

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Per garantire i servizi di accesso ad internet di tutti gli operatori presenti allo stand regionale e per fornire un canale di lavoro sicuro per l’ufficio stampa di APT servizi, allestito durante la manifestazione, abbiamo richiesto al cliente l’allacciamento a due diverse reti Fast-INTERNET (dal costo di circa 500 euro l’uno) mentre l’impianto di rete wifi lo abbiamo progettato e realizzato internamente noi, fornendo a noleggio tutta l’attrezzatura necessaria per il funzionamento.

La scelta di utilizzare due diverse connessioni internet, disposte in due diversi punti dello stand, ci ha permesso di garantire la opportuna ridondanza di risorse, in caso di guasto, e contemporaneamente, di poter garantire una sufficiente ampiezza di banda riservata all’ufficio stampa per poter svolgere il suo lavoro agevolmente, senza rischiare di trovarsi ingolfato dal traffico dei più di 50 operatori presenti allo stand.

Questo tipo di accorgimenti sono frutto di tanti anni (più di 20) nella gestione e progettazione di eventi che la Farnedi ICT (e prima la Proxima.it srl) ha realizzato in molte parti del mondo per i suoi clienti (oltre ad APT Servizi, possiamo citare il gruppo Ferretti Spa per le fiere di nautica in tutto il mondo, la Mediaset per gli eventi come Festival-Bar ed alcuni reality show, Aquafan e Oltremare e molti altri casi).

La competenza necessaria per progettare efficacemente un ambiente di lavoro informativo temporaneo in ambiente fieristico o durante eventi non è comune e differisce da quanto di norma è sufficiente fare per allestire dal punto di vista tecnologico in modo stabile un ufficio; per questo motivo spesso chi si affida per questo tipo di attività ad aziende non specializzate incontra spesso problemi ed un servizio non impeccabile.

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Predisposizione chiavette USB

 

Per conto dell’ufficio stampa di APT Servizi, abbiamo anche predisposto in soli 2 giorni 100 (cento) chiavette USB contenenti 1GB di archivi con video, foto e testi, da consegnare ai giornalisti che intervengono alla fiera.

Il nostro ufficio tecnico si è premunito di verificare che tutti i materiali digitali presenti nelle memorie fosse convertito in formati facilmente leggibili da ogni pc dotato di software standard (convertendo le foto da .tiff a .jpg ed i video in formati comunemente leggibili).

All’interno dello stand abbiamo predisposto dei pc completamente configurati con il software utilizzato di norma in ufficio e con l’accesso in VPN alle banche dati utilizzate in sede.

L’ufficio stampa di APT, completo di stampante multi-funzione e scanner, ha continuato il suo lavoro nonostante la trasferta forzata e la location inusuale.

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Durante la serata del 17 Ottobre, abbiamo fornito anche il supporto per la tecnologia audio-video e rete Wifi dell’evento collegato alla fiera TBDitaly che si è svolto presso il complesso degli Agostiniani in Rimini (leggi l’articolo di approfondimento)

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In conclusione, anche quest’anno la fiera è stata un successo, ma ancora maggiore è la mia soddisfazione per aver portato a termine questo impegno con professionalità e competenza; ringrazio tutto lo staff di Pro Stand che ci hanno coadiuvato nel raggiungimento dell’obbiettivo insieme al personale di APT Servizi srl che hanno scelto ancora una volta di riporre la loro fiducia nelle nostre mani, per uno degli eventi di promozione turistica più importanti dell’anno in Italia.