Perchè passare la posta elettronica aziendale a Google Apps for Business?

Qualche giorno fa un mio cliente ed amico mi ha chiesto di scrivergli “due righe” sul perché gli convenisse passare la posta elettronica della sua azienda dal provider locale che attualmente gliela gestisce su di un server in hosting presso un provider nazionale (con tutta probabilità un cPanel su di Linux) verso Google Apps for Business.

Mi trovo spesso a considerare tutti i vantaggi che il passaggio a Google, prima della mia posta aziendale, e poi in seguito di quella di molti clienti, mi ha portato nell’attività quotidiana di assistenza tecnica e supporto.

Farnedi ICT si occupa principalmente di assistenza tecnica endpoint, e nel corso della quotidiana attività che svolgiamo nel seguire centinaia di utenti diversi risulta evidente come Google Apps abbia ridotto fortemente le richieste di assistenza tecnica e supporto, sia per gli utilizzi su client desktop che su smartphone.

Avendo gestito per anni, con la precedente società Proxima.it srl, attività di hosting di migliaia di caselle di posta su piattaforma dedicata (Communigate per i server e Sophos per Antispam e Antivirus) ho una discreta esperienza di cosa comporti gestire un server di posta interno all’azienda e quali siano le difficoltà che comporta riuscire a tenerlo al sicuro da attacchi, spam e virus, e riuscire contestualmente a consegnare con precisione le email in uscita.

Pertanto ecco la mia personalissima lista di buone ragioni per cui è opportuno utilizzare la posta aziendale su Google Apps for Business

Ovviamente non tutte le motivazioni possono essere giuste per il vostro caso, ma credo che comunque molte possano essere di interesse.

In primo luogo è opportuno distinguere il caso in cui il server di posta principale (perché è opportuno sempre disporre di almeno un server secondario esterno) sia interno all’azienda oppure in hosting presso un provider.

I buoni motivi per utilizzare Google Apps invece di un server di posta esterno

[toggle title=”1. Consegna precisa e puntuale della posta”]

Un dei problemi principali della posta moderna è dato dall’autorità che il mittente e trasportatore del messaggio ha nei confronti dei server di arrivo: quando spediamo un messaggio di posta di norma lo affidiamo ad un server SMTP che si occupa di impacchettare il nostro messaggio e consegnarlo ai destinatario (o meglio al server del destinatario).

Se utilizziamo un server SMTP che è male configurato, oppure che è utilizzato impropriamente da altri utenti del sistema con cui è condiviso il nostro sito, rischiamo di trovarci con il nostro messaggio che finisce in SPAM oppure viene direttamente rifiutato.

Le specifiche di gestione dei protocolli utilizzati per l’invio della posta sono in continua evoluzione e definizione, e pertanto risulta difficile per i piccoli provider seguire con attenzione le problematiche di ogni singolo utente e configurare i loro server nel modo ottimale.

Google, invece, con i suoi servizi di Gmail è uno dei provider di posta più grande del mondo ed offre sui suoi servizi di posta Premium lo stesso livello di qualità che può offrire sui suoi sistemi di posta centrale, unito alla possibilità di personalizzazione di ogni singolo aspetto del setup del singolo dominio dei clienti Business, con una granularità e precisione che invece risulta spesso impossibile sui server più piccoli e personali.

[/toggle]

[toggle title=”2. Sicurezza”]

La posta che riceviamo su Google Apps è controllata da un ottimo antivirus che blocca tutti gli allegati pericolosi.

I messaggi che risultano connessi a tentativi di frode o phishing sono bloccati e segnalati, mentre il filtro di antispam previsto nel servizio è molto efficiente e preciso.

I falsi positivi, ovvero messaggi buoni che vorremo ricevere ma vengono considerati spam, possono essere efficacemente gestiti sia dai singoli utenti che da policy generali di dominio.

Nell’ambito dei nostri servizi di assistenza tecnica e sicurezza, forniamo un servizio di Antivirus Gestito che ci permette di ricevere una segnalazione quando l’antivirus rileva e blocca un virus, e da verifiche recenti ho potuto personalmente constatare come tali messaggi di allarme arrivino esclusivamente dai nostri clienti che non utilizzano Google Apps per la loro posta interna.

[/toggle]

[toggle title=”3. Affidabilità”]

La posta elettronica deve funzionare sempre!

Oggi è uno strumento critico del nostro lavoro e non ci possiamo permettere che smetta di ricevere o spedire messaggi anche per solo un’ora al giorno.

Google fornisce 5 server di MX (contro il singolo server di molti provider che non offrono neppure un MX secondario) e garantisce un UPTIME del 99,99% del servizio.

Nei rarissimi casi in cui Google Apps non ha funzionato per più di qualche ora ha fornito ai suoi clienti un rimborso sotto forma di credito sul canone.

[/toggle]

[toggle title=”4. Mobile Ready”]

La posta è sempre più spesso uno strumento che si utilizza in mobilità e Google si integra perfettamente con i cellulari utilizzati in azienda: iPhone & Android, ma anche Blackberry e Microsoft.

Le funzioni di sicronizzazione di appuntamenti e rubrica permettono di avere su tutti i dispositivi le informazioni sempre aggiornate

[/toggle]

[toggle title=”5. Riservatezza delle proprie email”]

Tutte le comunicazioni da e verso i server di Google sono cifrate e protette con il protocollo SSL e quindi possiamo utilizzare la nostra posta in completa sicurezza anche quando siamo in una rete Wifi pubblica.

Forse l’NSA  americana potrà sbirciare dentro alle nostre caselle di posta se vuole, ma ci sentiamo più sicuri per la nostra riservatezza aziendale se la nostra posta si trova su di un server del provider locale o di Telecom Italia?

A mio parere nessun in Google ha interesse a sbirciare nella mia posta personale, mentre un provider locale con il quale magari ho rapporti personali, potrebbe avere qualche curiosità suoi miei affari !

E se poi ci rivolgiamo alla magistratura italiana o al fisco, come credi che Google risponderà ad una richiesta di “svelare i nostri segreti” contenuti nella posta rispetto alla stessa richiesta fatta magari a Telecom Italia o Aruba?

[/toggle]

[toggle title=”5. Un archivio infinito”]

La casella di Google Apps permette di archiviare fino a 30GB di messaggi, ma se desideri tenere in memoria tutti i messaggi che ricevi in una intera vita, puoi acquistare uno spazio di memoria aggiuntiva fino a 16TB.

Di norma le email aziendali sono di 250MB o 1GB e obbligano la cancellazione dei messaggi dopo averli scaricati sul server; con Google Apps puoi consultare tutti i tuoi messaggi tramite il tablet o lo smartphone e avere i tuoi dati sempre aggiornati sia sul PC dell’ufficio che nel portatile di casa.

[/toggle]

[toggle title=”6. Google Vault”]

Attivando il servizio aggiuntivo Vault, potrai accedere ad un archivio di tutti i messaggi (sia inviati che ricevuti)  di tutta la tua società, in conformità con le norme di privacy e riservatezza della comunità europea.

Ti è mai capitato che dover recuperare tutta la posta di un collaboratore che si è licenziato e che ha sbadatamente cancellato tutta la sua casella prima di andar via?

Hai bisogno di produrre un documento che provi legalmente che una data email è stata spedita o ricevuta da un cliente o fornitore?

Google Vault risolve questo ed altri problemi simili (vedi in dettaglio)

[/toggle]

[toggle title=”7. Un sacco di servizi aggiuntivi inclusi nel prezzo”]

Con Google Apps hai immediatamente l’accesso ad un mondo di servizi e applicazioni esclusive

  • Google Drive: se usi Dropbox o altro strumento simile, puoi abbandonarli e sostituirlo con Drive
  • Con Document puoi realizzare e gestire file di Word, Excel, Powerpoint e Draw, abilitando la condivisione e co-gestione dei file
  • Hangout+ per chat, video conferenze e tele-supporto
  • Con Sites puoi realizzare un’intranet veloce e facile dove tutti i tuoi colleghi possono archiviare e gestire contenuti
  • QuickOffice per gestire i tuoi documenti e modificarli su iPad, iPhone e Android

e molto altro

[/toggle]

[toggle title=”8. Marketplace”]

Ai servizi di Google Apps puoi associare tantissimi prodotti collegati che puoi selezione dal MarketPlace:

  • CRM
  • Sistemi di firma digitale
  • Project Management

C’è solo l’imbarazzo della scelta e la possibilità di potenziare enormemente le funzionalità del tuo ufficio digitale

[/toggle]

[toggle title=”9. Pieno Controllo del tuo Dominio con un pannello”]

Il pannello di controllo amministratore ti permette di intervenire autonomamente per creare utenti, email, alias.

Puoi abilitare e disabilitare servizi e configurare il tuo server senza necessità di un tecnico o di privilegi specifici.

[/toggle]

[toggle title=”10. Puoi cambiare il fornitore senza cambiare la posta”]

La rete di dealer Google, di cui Farnedi ICT fa parte dal 2007, può fornirti supporto ed assistenza nella configurazione e migrazione della tua posta su Google Apps.

Il fornitore inoltre ti emetterà una fattura in Euro e da partita IVA italiana: quindi non dovrai preoccuparti di INTRASTAT o altre procedure contabili complesse.

Se decidi in seguito di cambiare fornitore, puoi inviare il tuo codice di migrazione al nuovo dealer e la tua posta sarà immediatamente gestita e fatturata dal tuo nuovo consulente.

[/toggle]

[toggle title=”11. Spedire allegati fino a 16GB”]

Con Google Mail e la sua integrazione con Drive oggi è possibile superare il limite dei 25Mb imposto per gli allegati alle email: con la nuova funzione è possibile spedire singoli allegati fino a 16GB di dimensione e chi li riceve dovrò scaricarli con un semplice link (non serve più utilizzare WeTransfer o DropBox)

[/toggle]

L’elenco potrebbe continuare per molto ancora…