La posta elettronica: gioie e delizie di uno strumento spesso utilizzato a sproposito

La posta elettronica è uno degli strumenti più antichi ed utilizzati del web, e trae le sue origini al lontano 1971, ma nonostante ne sia stata decretata la morte a fronte del crescente utilizzo di chat, instant messeger e social network, permane tutt’oggi come uno degli strumenti più utilizzati da tutti gli utenti.

Purtroppo spesso si rischia di cadere nell’abuso ed alla fine ci si trova la casella email piena di centinaia di messaggi non letti.

Scopo di questa serie di articoli è quello di fornire agli utenti una visione più moderna di come utilizzare questo strumento ormai indispensabile in ogni genere di business: esistono tutta una serie di strumenti che possono rendere più agevole la gestione quotidiana delle email, funzioni dei software client di posta che possono snellire e velocizzare i processi, e servizi online che rendono l’email uno strumento di lavoro formidabile.

Nella pianificazione di un corretto utilizzo dei servizi di posta, risulta indispensabile pianificare dall’inizio il corretto utilizzo delle varie caselle di cui disponiamo, ed attraverso strumenti e servizi, quali quelli resi disponibili da Google Apps è molto semplice ed economico disporre di molteplici indirizzi di posta al costo di una singola licenza (utente).

In una azienda, ad esempio, ho realizzato attraverso l’utilizzo degli alias e dei gruppi il seguente schema di lavoro:
nomecognome@dominio.it – con questo metodo ho creato le singole caselle delle persone che operano in azienda (costo del servizio su Google Apps euro 4 a casella al mese).

gruppodilavoro@dominio.it – con questo metodo ho creato i vari gruppi di lavoro funzionali (ad esempio assistenza@ o amministrazione@) ed all’interno del gruppo di lavoro ho inserite da una a più email personali dei componenti interessati a quel gruppo di lavoro (in Google Apps i gruppi di email non costano nulla).

nomedifantasia1@dominio.it – con lo strumento Alias (o Nickname) ho realizzato diverse email associate alle singole caselle personali, che utilizzo per specifici servizi online (da Facebook a software di gestione come BaseCamp o Zendesk) ed in questa maniera posso distinguere e dividere i vari messaggi che ricevo con regole specifiche realizzate sulla base del destinatario dell’email (anche gli Alias di email non costano nulla e possono essere realizzati senza limiti di numero).

Se si è soliti, come faccio io, ad utilizzare principalmente l’interfaccia web di Google Gmail, è molto semplice configurare il proprio account per spedire con diverse email, ed altrettanto facile è dividere i messaggi in ingresso con regole  ed etichette.

 

[continua…]