Come farsi pagare le fatture regolarmente ed alle giuste scadenze

Il controllo del pagamento periodico delle fatture di vendita è un problema che sicuramente tocca molti di noi, e se anche la nuova norma in vigore dal 2013 che prevede una stretta sui termini di pagamento sia per PA che fra imprese private (30gg in media con qualche deroga fino a 60gg) potrà fornire qualche strumento in più per regolare quello che, per le imprese italiane, è uno dei problemi principali.

Di norma le imprese, come la mia, tendono a emettere fattura con la scadenza prestabilita (solitamente 30gg dalla data fattura con scadenza a fine mese) e poi si attende con pazienza e diligenza la ricezione del bonifico bancario; se non si è soliti utilizzare la ricevuta bancaria (che vincola con costi e date precise le scadenze in banca) i bonifici tendono spesso a non essere onorati a fine mese, ma – quando si è fortunati – vengono pagati non prima del 10-12 del mese successivo, creando non pochi problemi ai flussi di cassa aziendali.

Nel caso peggiore, poi, i bonifici non vengono neppure eseguiti e solo dopo 30gg, quando si chiudono gli estratti conti bancari in registrazione contabile, si scopre il mancato pagamento e si provede con il sollecito.

Tutto questo avviene spesso perché in Italia permane l’idea che la scadenza definita nella fattura si la data da cui bisogna incominciare a “calcolare” i giorni del pagamento effettivo, e non viene considerata invece, come avviene in tutto il mondo, la data ultima intro la quale il pagamento deve essere eseguito.

A questo punto incomincia comunque un percorso di forche caudine, per recuperare il dovuto, e le giustificazioni che spesso arrivano per il mancato pagamento sono tutte riconducibili ad un unico problema:

non ho mai ricevuto la fattura!

Utilizzare la PEC per spedire la copia della fattura, per chi come me si rivolge ormai solo alla versione elettronica del documento di spesa, può essere una possibile soluzione per dimostrare una data certa di consegna e ricezione del documento, ma questo comunque non ci garantisce che il documento sia stato recepito e messo in scadenzario dal reparto amministrativo del cliente.

Una alternativa alla PEC, che purtroppo anche se obbligatoriamente presente in quasi tutte le aziende secondo la normativa vigente troppo spesso viene utilizzata marginalmente, può essere l’avviso di lettura presente in alcuni strumenti di posta come Google Apps o meglio ancora la ricevuta di scaricamento dell’allegato presente ad esempio in Harvest e Xero (due dei nostri programmi utilizzati per la preventivazione e fatturazione in azienda).

Comunque un promemoria qualche giorno prima della scadenza – io di norma lo invio 5 giorno prima del fine mese – contenente un elenco delle fatture inviate e non ancora saldate, fornisce un ottimo mezzo per eliminare ogni alibi ai clienti meno organizzati e risulta un efficace aiuto in tutti quei casi in cui per qualsiasi ragione la nostra fattura non sia arrivata nelle mani della persona giusta.

Io per questo tipo di attività utilizzo Xero e la funzione Send Statements che con un paio di click e pochi secondi permette di inviare a tutti i clienti una email di riassunto con le fatture aperte e non ancora saldate.

Un altro strumento che può risultare utile per quei clienti che ricevono molte fatture periodiche da noi è il portale gratuito di Xero che permette, con una semplice registrazione, di accedere in qualsiasi momento all’elenco delle proprie fatture e verificare lo stato di pagamento e scadenza.

L’insieme di queste semplici tecniche rende molto più efficiente e produttivo il ciclo attivo di fatturazione dell’azienda, mantenendo un sano e cordiale rapporto con i clienti che possono pianificare con più tranquillità le scadenze e non ricevono solleciti di pagamento all’ultimo momento, magari dopo 30 e più giorni rispetto alla data effettiva.

Riassumendo ecco quali sono i punti da considerare per una buona gestione dei pagamenti clienti

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  • Individuare una chiara email di riferimento dell’ufficio amministrativo a cui inviare tutte le comunicazioni relative alle fatture; periodicamente (non meno di una volta l’anno) inviare una email di verifica con una lettera di presentazione dell’azienda i cui si richieda la conferma che tutte le comunicazioni fiscali vanno inviate a quel indirizzo (si può utilizzare il proprio CRM come ad esempio Highrise in unione con MailChip per inviare in pochi minuti una email personalizzata a tutti i clienti).
  • Se disponibile richiedere l’indirizzo PEC del cliente ed utilizzarlo per tutte le comunicazioni rilevanti come avvisi di imminente sospensione dei servizi per insolvenza o richiesta di interessi legali.
  • Utilizzare quando possibile la funzione di download della fattura e non l’invio dell’allegato, al fine di poter tracciare l’effettiva ricezione del documento da parte del cliente (servizio disponibile in Xero e Harvest).
  • Segnalare con una email annuale ai clienti la possibilità di accedere al portale online dove poter consultare le proprie fatture; eventualmente fornire un breve video che illustri i passaggi necessari per la prima registrazione al servizio gratuito.
  • Inviare a tutti i clienti qualche giorno prima della scadenza di fine mese un report con l’estratto conto di tutte le fatture ancora da saldare

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Seguendo tutti questi passi non posso certo garantirVi che raggiungerete immediatamente il 100% del saldo di tutte le vostre fatture, ma sicuramente ridurrete come abbiamo ridotto noi, i tempi di incasso complessivi e disporrete di elementi certi e non equivocabili in caso di contestazioni legali.