Clickday – una soluzione per l’accredito eventi

Quando si organizza un evento, come la partecipazione di una quarantina di operatori turistici ad una fiera internazionale, uno dei problemi principali è l’assegnazione delle postazioni di lavoro in fiera insieme alla raccolta di tutti i dati degli operatori.

Farnedi ICT si occupa di molti anni dell’allestimento tecnologico/informatico di fiere ed eventi, ed in un precedente articolo sulla fiera TTG-TTI vi ho raccontato come abbiamo realizzato una mappa virtuale dello stand che permetteva ai visitatori di trovare velocemente le postazioni dei vari operatori.

Questa volta, invece, vi racconterò come abbiamo realizzato quello che viene chiamato Clickday.

Il problema

Organizzare la raccolta di tutti i dati dei partecipanti (circa 40) ad una fiera del turismo (in questo caso la BIT Milano edizione 2014) predisponendo un sistema di accredito online, con auto-assegnazione delle postazioni all’interno dello stand.

Alcuni dei problemi che abbiamo dovuto risolve ed affrontare sono stati:

  • Accertarsi che tutti e 40 gli operatori ricevessero l’email di accesso al sistema
  • Risolvere i casi in cui alcuni operatori debbano occupare due postazioni
  • Risolvere il problema di possibili accessi contemporanei al sistema di accredito, con rischio di sovrapposizione delle postazioni
  • Problemi con l’orologio di sistema dei pc che differisca da quello del server, per la visualizzazione dell’ora zero di apertura.

Gli strumenti utilizzati

Per fornire il servizio richiesto dal cliente, abbiamo utilizzato alcuni strumenti tecnici e prodotti software fra cui:

  • MailChimp per l’invio delle varie mailing e la verifica di lettura
  • Un’applicazione php realizzata custom dai nostri programmatori, per interfacciarsi con l’e-commerce del cliente.

Descrizione del progetto Clickday

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Un dettaglio di una delle email inviate tramite Mailchimp

In primo luogo i nostri tecnici hanno creato un template tramite la versione gratuita di MailChimp che ci ha permesso di inviare una serie di email graficamente accattivanti per informare i 40 operatori che l’accredito alla fiera si sarebbe svolto con il metodo del clickday

[su_quote]Il metodo utilizza un sito che appositamente costituito permette agli utenti di scegliere autonomamente su di una mappa la postazione preferita in fiera, secondo la metodologia FiFo First In – First Out[/su_quote]

In questa maniera si risolvono i problemi connessi con la confusione dell’accredito in fiera, che allo stesso modo premiava i più veloci, ma costituiva un grosso impegno sia per gli allestitori (che dovevano collegare i nominativi degli operatori tramite cartelli mobili) e richiedeva poi l’utilizzo di una mappa elettronica per definire le posizioni delle varie postazioni.

Allocando preventivamente i posti, invece, si è potuto creare dei cartelloni stampati in fase di allestimento, con l’elenco di tutti gli operatori ed il loro numero di postazione.

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La newsletter inviata

L’utilizzo di MailChimp ha risolto la difficoltà che si incontra spesso quando si inviano delle email ad un grande numero di utenti: come faccio a sapere se tutti hanno letto l’avviso?

Se tutti i partecipanti alla fiera non sono egualmente messi in condizioni di partecipare alla gara e qualcuno risulta poi escluso, ci potrebbero essere gravi contestazioni, ed essendo il cliente un ente pubblico, non ci si poteva permettere questo tipo di esito.

Pertanto i nostri tecnici, oltre a predisporre una serie di email che già qualche giorno prima dell’apertura degli accrediti informa tutti i partecipanti della procedura e li invita a confermare la ricezione del messaggio.

Infatti, Mailchimp permette di verificare quanti hanno aperto l’email inviata e chi non l’ha fatto; inoltre l’inserimento di un pulsante di controllo su cui gli utenti sono invitati a far click ci ha permesso di individuare gli operatori che non avevano aperto l’email e di contattarli direttamente via telefono.

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Esempio di statistiche

La procedura di accredito è stata sviluppata come add-on di una piattaforma di e-commerce custom di proprietà dell’ente pubblico, e pertanto risultava necessario accedere al nostro sistema attraverso le credenziali fornite agli operatori per gli acquisti online su detto sistema.

Per semplificare il processo e ridurre al minimo il rischio di mancato accredito si è anche utilizzata la funzione di custom-field di MailChimp per personalizzare l’email con le informazioni di accesso (user e password) direttamente visibili nel corpo dell’email.

Una volta caricato il database degli utenti è risultato molto semplice programmare una serie di invii, a cadenze diverse, ed utilizzando il facile strumento di segmentazione è stato possibile isolare gli utenti da contattare direttamente ed a cui inviare nuovamente la comunicazione.

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Il rendering 3D presente sulla pagina.
Il rendering 3D presente sulla pagina.

Il sito presenta una mappa interativa, ove è possibile selezionare uno dei posti ancora liberi e confermare alcuni semplici dati per la propria partecipazione.

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Nella scheda trovano posto alcuni dati che l’utente deve confermare o variare.

Quando martedì 6 Febbraio alle ore 9:00 am si è aperto l’accredito, diversi operatori erano già pronti ad esprimere la propria scelta, e ben 10 postazioni si sono assegnate nei primi 2 minuti.

L’intero stand è stato assegnato nel corso della mattinata, con solo un paio di ritardatari che sono stati poi costretti a ripiegare sugli ultimi tavoli liberi, a fine giornata.

Conclusioni

Ritengo che per il successo dell’iniziativa, che ormai eseguiamo già da un paio di anni per alcuni degli eventi più importanti di APT Servizi srl, sia stata fondamentale la presenza del nostro team tecnico che ha messo a disposizione un call-center per risolvere ogni dubbio o problema tecnico che gli operatori potessero incontrare.

Quest’anno abbiamo dovuto gestire solo un paio di telefonate, visto che molti utenti del sistema l’avevano già utilizzato in precedenza, ma comunque è fondamentale garantire che dietro ad ogni sistema informatico automatico ci sia il supporto di un tecnico disponibile a soddisfare ogni necessità.